Die steuerliche Behandlung von Auslandsreisekosten für Arbeitnehmer ist in Deutschland klar geregelt. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, wobei die Höhe der Pauschalen vom jeweiligen Reiseland abhängt.
Beispiel: Geschäftsreise nach Frankreich
Ein Arbeitnehmer unternimmt im Jahr 2024 eine dreitägige Geschäftsreise nach Paris mit folgendem Verlauf:
Montag:
- Abfahrt von der Wohnung in Berlin um 8:00 Uhr.
- Ankunft in Paris um 14:00 Uhr.
- Geschäftstermine bis 18:00 Uhr.
- Übernachtung im Hotel.
Dienstag:
- Geschäftstermine von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr.
- Übernachtung im Hotel.
Mittwoch:
- Geschäftstermine von 9:00 Uhr bis 12:00 Uhr.
- Abfahrt aus Paris um 13:00 Uhr.
- Ankunft in Berlin um 19:00 Uhr.
Verpflegungspauschalen:
Für Frankreich gelten im Jahr 2024 folgende Pauschalen:
- Verpflegungspauschale für volle 24 Stunden: 58 €
- Verpflegungspauschale für An- und Abreisetage: 39 €
Basierend auf dem Reiseverlauf ergeben sich folgende steuerfreie Erstattungen:
- Montag (Anreisetag): 39 €
- Dienstag (voller Tag): 58 €
- Mittwoch (Abreisetag): 39 €
Gesamtsumme der Verpflegungspauschalen: 136 €
Übernachtungskosten:
Die tatsächlichen Übernachtungskosten können steuerfrei erstattet werden, sofern sie angemessen sind. Angemessenheit richtet sich nach den üblichen Preisen am Reiseort. Alternativ kann der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für Frankreich in Höhe von 159 € pro Nacht steuerfrei erstatten.
In diesem Beispiel wurden zwei Übernachtungen in Paris durchgeführt. Wenn der Arbeitgeber die Pauschale anwendet, ergibt sich eine steuerfreie Erstattung von:
- 2 Übernachtungen x 159 € = 318 €
Gesamterstattungsbetrag:
Die Summe aus Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen beträgt:
- 136 € (Verpflegung) + 318 € (Übernachtung) = 454 €
Dieser Betrag kann dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.
Hinweise:
- Mahlzeiten: Werden dem Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen entsprechend zu kürzen.
- Belege: Für die Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten sind entsprechende Belege erforderlich.
- Aktualität: Die genannten Pauschalen basieren auf den Werten für das Jahr 2024. Es ist ratsam, die aktuellen Pauschalen für das jeweilige Jahr zu überprüfen.
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Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen 2024 – Beliebte Reiseziele
| Land | Verpflegungspauschale (24 Std.) | Verpflegungspauschale (An-/Abreisetag) | Übernachtungskosten |
|---|---|---|---|
| Deutschland (Berlin) | 28 € | 20 € | 90 € |
| Frankreich (Paris) | 58 € | 39 € | 159 € |
| Spanien (Madrid) | 42 € | 28 € | 131 € |
| Vereinigtes Königreich (London) | 66 € | 44 € | 163 € |
| Vereinigte Staaten (New York City) | 66 € | 44 € | 308 € |
| China (Shanghai) | 58 € | 39 € | 217 € |
| Italien (Rom) | 48 € | 32 € | 150 € |
| Japan (Tokio) | 50 € | 33 € | 285 € |
Fakten und Hinweise zu Reisekosten und Arbeitsort
1. Definition des Arbeitsortes
In Einstellungsbögen oder Arbeitsverträgen wird gemäß Nachweisgesetz und tariflicher Regelungen ein Einstellungs-, Anstellungs- oder Arbeitsort festgelegt.
Diese Festlegung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass es sich hierbei um eine
erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne (§ 9 Absatz 4 EStG) handelt.
2. Klärung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann schriftlich (z. B. in Arbeitsverträgen oder Reiserichtlinien) erklären, dass
durch diese Festlegung keine arbeitsrechtliche Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte erfolgt. Diese Klarstellung ist wichtig, um steuerliche Vorteile bei der Abrechnung von Reisekosten zu erhalten.
3. Reisekostenabrechnung
Arbeitnehmer können für beruflich veranlasste Reisen Verpflegungsmehraufwendungen
und Übernachtungskosten steuerfrei erstattet bekommen. Für jede Reise müssen der
Zielort und die Dauer der Abwesenheit genau dokumentiert werden.
4. Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten
- Verpflegungspauschalen hängen von der Dauer der Abwesenheit (mehr als 8 Stunden, voller Kalendertag, An- oder Abreisetag) ab.
- Beispiel: In Paris gelten 2024 folgende Pauschalen:
- Verpflegungsmehraufwendungen (voller Tag): 58 €
- Übernachtungskosten: 159 €
5. Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte
Eine erste Tätigkeitsstätte wird steuerlich definiert als der Ort, an dem der Arbeitnehmer dauerhaft tätig ist. Dies kann arbeitsrechtlich von einer Festlegung im Vertrag abweichen. Fehlt eine Zuordnung, ist der Mittelpunkt der Tätigkeit entscheidend.
Tipps für Arbeitsverträge und Reiserichtlinien
- Schriftliche Erklärung durch den Arbeitgeber: Arbeitgeber sollten klar festhalten, ob ein genannter Arbeitsort arbeitsrechtlich oder steuerlich als erste Tätigkeitsstätte gelten soll.
- Reiserichtlinien des Unternehmens: Es ist empfehlenswert, in den Reiserichtlinien festzulegen, wie mit Tätigkeitsorten und Abrechnung von Reisekosten verfahren wird.
- Aktualisierung der Dokumente: Stellen Sie sicher, dass alle Einstellungsbögen, Arbeitsverträge und Richtlinien regelmäßig überprüft und an die aktuellen steuerlichen Vorgaben angepasst werden.
Die korrekte Definition von Arbeits- und Tätigkeitsorten sowie eine klare Kommunikation der steuerlichen Behandlung von Reisekosten sind entscheidend. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von einer sauberen Regelung, da so steuerliche Vorteile genutzt und Konflikte vermieden werden können.
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