Werbungskosten bei Arbeitnehmern

Grundvoraussetzungen für Werbungskosten

Damit das Finanzamt deine beruflichen Ausgaben – also Werbungskosten – anerkennt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Beruflicher Zusammenhang: Die Kosten müssen objektiv mit deiner beruflichen Tätigkeit zu tun haben.

• Eigene Zahlung: Du musst die Ausgaben selbst getragen haben.

• Keine Erstattung: Wenn du eine steuerfreie Erstattung vom Arbeitgeber bekommen hast, kannst Du dieses zwar in deiner Einkommensteuererklärung angeben, jedoch musst Du diese Erstattung entgegenrechnen, sodass dieser Werbungskostenabzug meist keinen steuerlichen Erstattungseffekt hat.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Jede:r Arbeitnehmer:in erhält automatisch einen Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 € pro Jahr (ab 2023). Dafür musst du keine Nachweise einreichen. Bedeutet aber auch das wenn du bspw. die ein Handy, Computer anschaffst musst Du erst mal diesen Pauschbetrag überschreiten, damit dieses sich auswirkt. In der Regel ist der Durchschnittsbetrag so angesetzt das eine Vielzahl an Steuerzahlern hierbei keinen Effekt haben. 

Aber: Wenn deine tatsächlichen Werbungskosten höher sind, lohnt es sich, Belege zu sammeln – und mehr Steuern zu sparen!

Die häufigsten Werbungskosten – was zählt?

Hier ein Überblick über typische abzugsfähige Werbungskosten:

Fahrten zur Arbeit

• Entfernungspauschale: 0,30 €/km (ab dem 21. Kilometer: 0,38 €)

• Maximal 4.500 € pro Jahr (Ausnahme: Nutzung eines eigenen Fahrzeugs)

Homeoffice-Pauschale

• Gilt auch, wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist

Arbeitsmittel

• Fachbücher, Laptop, Schreibtischlampe, Software etc.

• Bis 800 € netto sofort abziehbar (Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter – GWG)

Fortbildungskosten

• Seminare, Workshops, Sprachkurse mit beruflichem Bezug

Dienstreisen & Verpflegung

• Verpflegungspauschalen je nach Abwesenheit

• Fahrtkosten, Übernachtungen, Reisekosten

Doppelte Haushaltsführung

• Zweitwohnung aus beruflichen Gründen (z. B. bei Versetzung)

• Geltend gemacht werden: Miete, Heimfahrten, Verpflegung

Mitgliedsbeiträge

• Beiträge zu Berufsverbänden (z. B. IG Metall, Ärztekammer)

Sonderfälle: Was ist mit Mischkosten?

Wenn ein Gegenstand oder eine Ausgabe sowohl privat als auch beruflich genutzt wird (z. B. Handy, Internet), muss der berufliche Anteil glaubhaft gemacht werden – meist durch eine Schätzung (z. B. 50 % Nutzung fürs Büro). Allerdings können hier auch Nachweise verlangt werden.

Beispiel: Ein Laptop, der zu 70 % beruflich genutzt wird, darf zu 70 % als Werbungskosten abgesetzt werden. 

Nicht abzugsfähig: Diese Kosten erkennt das Finanzamt nicht an

• Kosten für typische Alltagskleidung (auch Businessanzug)

• Umzugskosten ohne beruflichen Anlass

• Bußgelder, Strafzahlungen

• Fahrten zum Mittagessen

• Aufwendungen ohne Nachweis

Der richtige Zeitpunkt für den Abzug

Werbungskosten gelten grundsätzlich im Jahr des Abflusses (§ 11 EStG). Allerdings werden größere Anschaffungen (z. B. Schreibtisch über 800 € netto) werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA).

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