E-Rechnung 2025: Was Vermieter jetzt wissen und beachten müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in der EU eine einheitliche Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung. Auch Vermieter können betroffen sein, da sie unternehmerisch tätig sind. Ob eine E-Rechnung verpflichtend ist, hängt davon ab, wer die Mieter sind:

• Privatpersonen als Mieter → Keine E-Rechnung erforderlich, Papier- oder PDF-Rechnungen sind weiterhin erlaubt.
• Gewerbliche Mieter → E-Rechnung ist Pflicht, ebenso für Nebenkostenabrechnungen.

Was Vermieter jetzt beachten müssen

Unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht müssen alle Vermieter elektronische Rechnungen empfangen können – ein einfaches E-Mail-Postfach reicht hierfür aus. Bestehende Mietverträge bleiben gültig, aber bei Änderungen oder Mieterhöhungen ist eine zusätzliche E-Rechnung notwendig.

Unternehmen in der Immobilienbranche, darunter Makler und WEG-Verwalter, müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und elektronisch archivieren. Ein Ausdruck als Nachweis reicht nicht aus.

Welche Rechnungsformate sind zulässig?

Es gibt zwei rechtskonforme E-Rechnungsformate:
X-Rechnung (XML-Datei, nur maschinell lesbar)
UGFeRD-Rechnung (Hybrid: PDF + XML, für Mensch und Maschine lesbar)

Übergangsregelung: Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 ist der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz verpflichtend. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Kleinunternehmer (bis 25.000 € Umsatz) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, nur empfangen.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (z. B. Garagenmieten) dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt werden.

Tipp: Wer sich frühzeitig auf die E-Rechnung umstellt, vermeidet Stress und mögliche Fehler bei der Rechnungsstellung.

**Hinweis
**Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und wurde vom Redaktionsteam von Lexo.Tax sorgfältig erstellt. Eine persönliche steuerliche Beratung kann nur im Rahmen einer Mitgliedschaft bei Lexo.Tax erfolgen – und ausschließlich im rechtlich zulässigen Umfang nach § 4 Nr. 11 StBerG.