Werbungskosten bei Arbeitnehmern

Inhalt:

• Was sind Werbungskosten?

• Grundsätze für den Werbungskostenabzug

• Typische Werbungskosten im Überblick

• Besonderheiten: Homeoffice, Pendlerpauschale & mehr

• Werbungskosten-Pauschbetrag 2025/2026

• Tipps für die Einkommensteuererklärung

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Was sind Werbungskosten bei Arbeitnehmern?

Werbungskosten hat prinzipiell nicht mit der klassischen Werbung zu tun sondern sind vielmehr alle Ausgaben, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrem Beruf entstehen. Das Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG) definiert Werbungskosten als Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung Ihrer Einnahmen – in diesem Fall aus nichtselbständiger Arbeit.

Kurz gesagt: Alles, was Sie für Ihren Job brauchen und nicht erstattet bekommen, können Sie prinzipiell als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben.

Grundvoraussetzungen für Werbungskosten

Damit das Finanzamt Ihre beruflichen Ausgaben – also Werbungskosten – anerkennt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Beruflicher Zusammenhang: Die Kosten müssen objektiv mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zu tun haben.

• Eigene Zahlung: Sie müssen die Ausgaben selbst getragen haben.

• Keine Erstattung: Wenn Sie eine steuerfreie Erstattung vom Arbeitgeber bekommen haben, können Sie dieses zwar in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben, jedoch müssen Sie diese Erstattung entgegenrechnen, sodass dieser Werbungskostenabzug meist keinen steuerlichen Erstattungseffekt hat.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Jede:r Arbeitnehmer:in erhält automatisch einen Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 € pro Jahr (ab 2026: 1.230 €). Dafür müssen Sie keine Nachweise einreichen. Das bedeutet aber auch: Wenn Sie zum Beispiel ein Handy oder einen Computer anschaffen, müssen Ihre Werbungskosten insgesamt erst diesen Pauschbetrag überschreiten, damit sich die Ausgabe auswirkt. In der Regel ist der Durchschnittsbetrag so angesetzt das eine Vielzahl an Steuerzahlern hierbei keinen Effekt haben. 

Aber: Wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten höher sind, lohnt es sich, Belege zu sammeln – und mehr Steuern zu sparen!

Die häufigsten Werbungskosten – was zählt?

Hier ein Überblick über typische abzugsfähige Werbungskosten:

Fahrten zur Arbeit

• Entfernungspauschale: 0,30 €/km (ab dem 21. Kilometer: 0,38 €)

• Maximal 4.500 € pro Jahr (Ausnahme: Nutzung eines eigenen Fahrzeugs)

Homeoffice-Pauschale

• Gilt auch, wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist

Arbeitsmittel

• Fachbücher, Laptop, Schreibtischlampe, Software etc.

• Bis 800 € netto sofort abziehbar (Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter – GWG)

Fortbildungskosten

• Seminare, Workshops, Sprachkurse mit beruflichem Bezug

Dienstreisen & Verpflegung

• Verpflegungspauschalen je nach Abwesenheit

• Fahrtkosten, Übernachtungen, Reisekosten

Doppelte Haushaltsführung

• Zweitwohnung aus beruflichen Gründen (z. B. bei Versetzung)

• Geltend gemacht werden: Miete, Heimfahrten, Verpflegung

Mitgliedsbeiträge

• Beiträge zu Berufsverbänden (z. B. IG Metall, Ärztekammer)

Sonderfälle: Was ist mit Mischkosten?

Wenn ein Gegenstand oder eine Ausgabe sowohl privat als auch beruflich genutzt wird (z. B. Handy, Internet), muss der berufliche Anteil glaubhaft gemacht werden – meist durch eine Schätzung (z. B. 50 % Nutzung fürs Büro). Allerdings können hier auch Nachweise verlangt werden.

Beispiel: Ein Laptop, der zu 70 % beruflich genutzt wird, darf zu 70 % als Werbungskosten abgesetzt werden. 

Nicht abzugsfähig: Diese Kosten erkennt das Finanzamt nicht an

• Kosten für typische Alltagskleidung (auch Businessanzug)

• Umzugskosten ohne beruflichen Anlass

• Bußgelder, Strafzahlungen

• Fahrten zum Mittagessen

• Aufwendungen ohne Nachweis

Der richtige Zeitpunkt für den Abzug

Werbungskosten gelten grundsätzlich im Jahr des Abflusses (§ 11 EStG). Allerdings werden größere Anschaffungen (z. B. Schreibtisch über 800 € netto) werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA).

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Werbungskosten bieten ein großes Potenzial zur Steuerersparnis. Viele Arbeitnehmer:innen schöpfen den möglichen Abzug nicht aus, weil sie sich mit dem Thema nicht auskennen – oder es schlicht vergessen.

Deshalb unser Tipp: Sammeln Sie Belege, wir geben Ihnen Ihre individuellen Tipps damit Sie das bestmöglichste absetzen können –  notiere beruflich veranlasste Ausgaben und nutze unsere Lohnsteuerhilfe – wir sind deutschlandweit aktiv – digital affin und jederzeit erreichbar für Sie!

Aufwendungsart

Steuerliche Behandlung

Notebook / Laptop

Werbungskosten bei beruflicher Nutzung; über 800 € netto → AfA notwendig

Fahrtkosten: Arbeitsweg (Auto)

Entfernungspauschale 0,30 € pro Entfernungskilometer (ab 21. km: 0,38 €); § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG

Fachliteratur

Abziehbar, wenn beruflicher Zusammenhang besteht

Telefonkosten (privates Handy)

anteilige Absetzung möglich – Nachweis oder 20 % pauschal bis 20 €/Monat

Gewerkschaftsbeiträge

voll als Werbungskosten abzugsfähig (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 EStG)

Schreibtisch

nur bei Nachweis der beruflichen Nutzung; ggf. nur anteilig

Doppelte Haushaltsführung

Kosten für Zweitwohnung, Heimfahrten, Verpflegung etc. sind abziehbar

Internetkosten

anteilige Absetzung bei beruflicher Nutzung

Kontoführungsgebühren

pauschal 16 €/Jahr abziehbar

Arbeitszimmer

abziehbar, wenn Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG)

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